La quantitat de documents que genera un centre educatiu al llarg d’un curs és immensa: autoritzacions, actes de reunions, informes, comunicacions internes, documentació administrativa, programacions, informes d’avaluació, etc. Si no es disposa d’una bona eina de gestió documental, aquest volum pot convertir-se fàcilment en una font de caos i malbaratament de temps i recursos.
A iEduca oferim una funcionalitat específica de gestió documental que permet tenir-ho tot centralitzat, organitzat i accessible en qualsevol moment.
Per què és important digitalitzar la gestió documental?
Encara avui, molts centres continuen funcionant amb carpetes físiques, arxivadors i documents en paper que sovint es perden, es desordenen o simplement queden obsolets. Aquesta manera de treballar:
- Suposa una pèrdua de temps considerable per localitzar documents.
- Genera costos afegits en material (paper, tinta, espai físic).
- Redueix la traçabilitat i la seguretat de la informació.
- Dificulta el treball entre equips docents i administratius.
Què permet fer el mòdul de gestió documental d’iEduca?
- Organitzar tots els documents en carpetes i categories, accessibles per a diferents perfils d’usuari. Això permet trobar ràpidament allò que es necessita, sense dependre d’un arxiu físic o de documents dispersos en diferents eines.
- Controlar els permisos d’accés a cada document, garantint que només les persones autoritzades puguin consultar o modificar la informació. És una funcionalitat clau per a mantenir la seguretat i confidencialitat de dades sensibles.
- Accedir des de qualsevol dispositiu i en qualsevol moment, ja sigui des del centre o teletreballant. Això facilita una gestió àgil i immediata, especialment útil en moments de màxima activitat com finals de trimestre o inici de curs.
- Adjuntar documents a processos específics, com avaluacions, reunions o comunicacions amb famílies. D’aquesta manera, tota la informació queda connectada i contextualitzada dins de la pròpia plataforma.
- Reduir l’ús de paper i millorar l’organització interna, contribuint a una gestió més sostenible i eficient, tant des del punt de vista econòmic com mediambiental.
Beneficis reals per al teu centre
- Estalviar temps en la cerca i el manteniment d’arxius.
- Agilitzar processos administratius i educatius.
- Reduir la càrrega de feina per als equips directius i docents.
- Millorar la col·laboració interna, ja que tothom treballa sobre la mateixa eina i amb la informació sempre actualitzada.
- Tenir un registre clar i segur de tota la documentació del centre, accessible en qualsevol moment i amb total control.
La importància d’una bona gestió documental
La gestió documental ja no hauria de ser una tasca manual, lenta ni dispersa. Amb iEduca, els centres educatius tenen a les seves mans una eina potent i intuïtiva per tenir-ho tot en ordre, reduir temps de gestió i optimitzar recursos.
Organitza’t millor, estalvia temps i concentra’t en el que realment importa: l’educació.
